Auditoría laboral en empresas: qué revisa inspección de trabajo y cómo prepararte

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede comprobar si una empresa cumple sus obligaciones en materia de contratación, jornada, salarios, cotización a la Seguridad Social, igualdad, prevención de riesgos laborales y otras normas del orden social.

La actuación no siempre comienza con una visita sorpresa. La Inspección puede actuar mediante una visita al centro de trabajo, un requerimiento de comparecencia y documentación o mediante comprobaciones realizadas dentro de un expediente administrativo. También puede utilizar información disponible en otras Administraciones Públicas.

Para prepararse conviene revisar previamente la documentación laboral, detectar posibles incidencias y corregir los incumplimientos que puedan subsanarse. Las empresas que necesiten una revisión preventiva pueden consultar nuestra asesoría laboral para empresas

¿Qué revisa la Inspección de Trabajo en una empresa?

La Inspección de Trabajo verifica que tu empresa cumple con las obligaciones laborales, de Seguridad Social y de prevención de riesgos. En una visita, el inspector puede analizar contratos, jornadas, salarios, cotizaciones y medidas de igualdad, entre otros aspectos esenciales.

¿Qué revisa la Inspección de Trabajo en España?

Registro diario de jornada y horas extraordinarias

La empresa debe disponer del registro diario de jornada en los términos exigidos por el Estatuto de los Trabajadores. Durante una actuación inspectora pueden revisarse horarios, fichajes, descansos, jornadas a tiempo parcial y horas extraordinarias.

Si además existen cambios empresariales relevantes sobre jornada, horario, sistema de trabajo u otras condiciones laborales, puede ampliar información sobre la modificación de condiciones de trabajo.

Nóminas, salarios y cotizaciones

La Inspección puede comprobar recibos salariales, conceptos incluidos en nómina, cotizaciones a la Seguridad Social, pagos no declarados y posibles diferencias entre la jornada o salario documentados y los realmente realizados.

Cuando además existen cantidades que el trabajador considera pendientes, puede ser necesario diferenciar la actuación inspectora de una reclamación de salarios

Fraude en la contratación

Se analiza la posible existencia de falsos autónomos, contratos temporales en fraude de ley o encadenamientos indebidos. La transformación automática en indefinidos y las sanciones económicas pueden derivarse de estas prácticas.

Planes de Igualdad y Registro Retributivo

Todas las empresas, con independencia de su tamaño, deben disponer de un registro retributivo de su plantilla en los términos establecidos por la normativa de igualdad retributiva.

El Plan de Igualdad, en cambio, es obligatorio con carácter general para empresas de 50 o más personas trabajadoras, además de otros supuestos en los que pueda venir impuesto por convenio colectivo o por una resolución de la autoridad laboral.

La Inspección puede comprobar el cumplimiento de estas obligaciones y la documentación correspondiente.

Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información a trabajadores. Tras un accidente laboral, este ámbito se convierte en prioritario.

La normativa laboral cambia con frecuencia. Lo que hoy es válido puede quedar obsoleto tras una reforma. Por eso, una auditoría periódica (integrada en un servicio de asesoría continua) evita que un simple descuido formal se convierta en una sanción relevante.

¿Cómo puede desarrollarse una Inspección de Trabajo en Valencia?

La actuación de la Inspección en Valencia se rige por la normativa estatal. Puede realizarse mediante una visita al centro de trabajo sin aviso previo, un requerimiento para comparecer y aportar documentación o mediante otras actuaciones administrativas de comprobación.

Los inspectores tienen facultades para solicitar información, identificar a las personas presentes, requerir la comparecencia de responsables o trabajadores y examinar documentación laboral, salarial, de Seguridad Social y prevención, incluidos determinados registros y archivos electrónicos relacionados con la actuación.

Si el centro de trabajo coincide con el domicilio de una persona física, la entrada requiere su consentimiento o, en su defecto, autorización judicial.

Aspectos a considerar ante una inspección de trabajo

El factor sorpresa es la principal arma de la inspección. El funcionario tiene potestad para entrar libremente al centro de trabajo, entrevistar a los empleados de forma privada y exigir el acceso a ordenadores o archivos. La clave para la empresa no es ocultar información, sino tenerla perfectamente organizada de antemano gracias a una asesoría laboral recurrente.

¿Cómo puede iniciarse una actuación inspectora?

Una actuación de la Inspección puede originarse por distintos motivos, entre ellos actuaciones planificadas, iniciativa inspectora, comunicaciones de otras administraciones o una denuncia.

La denuncia formal ante la Inspección no es anónima. La Ley 23/2015 establece que las denuncias anónimas no se tramitan como denuncias formales.

Distinto es el Buzón de la Inspección de Trabajo, que permite comunicar posibles irregularidades sin identificarse. La información recibida puede utilizarse para planificar actuaciones inspectoras, pero no equivale jurídicamente a la presentación de una denuncia formal.

También pueden realizarse actuaciones de oficio dentro de campañas o planes de inspección y a raíz de hechos que justifiquen una comprobación.

¿Cuál es la Documentación que pueden solicitarte en una inspección de trabajo en Valencia?

• Identidad (DNI/NIE) de los trabajadores presentes en el centro.
• Recibos de salarios (nóminas) de los últimos meses.
• Documentos de cotización (RNT y RLC).
• Registro diario de jornada debidamente firmado o registrado digitalmente.
• Contratos de trabajo y justificantes de alta en la Seguridad Social.
• Evaluación de riesgos y planificación preventiva (PRL).

Si ya ha recibido un requerimiento, una citación o existe una actuación inspectora en curso y necesita revisar su alcance antes de aportar documentación, puede consultar con un abogado laboralista en Valencia.

¿Qué debe hacer una empresa durante una Inspección de Trabajo?

La empresa debe colaborar con la actuación inspectora y facilitar la información y documentación legalmente requerida.

Durante la visita o requerimiento conviene:

• comprobar la identificación del funcionario actuante cuando corresponda;
• identificar qué documentación está siendo requerida;
• facilitar información veraz y completa;
• conservar copia de los documentos entregados;
• respetar los plazos indicados en los requerimientos;
• y revisar cualquier diligencia, requerimiento o acta que se reciba.

Obstaculizar, retrasar o impedir indebidamente la actuación inspectora puede constituir una infracción por obstrucción a la labor inspectora.

¿Ha recibido un requerimiento o una visita de la Inspección de Trabajo?
Antes de aportar documentación o responder a un acta conviene revisar qué se está comprobando, qué información ha sido solicitada y los plazos disponibles. Puede solicitar una valoración inicial del caso con nuestro equipo.

¿Qué sanciones pueden derivarse de una Inspección de Trabajo?

La cuantía depende de la infracción concreta, su calificación y los criterios de graduación aplicables.

En la escala general prevista por la LISOS para numerosas infracciones laborales:

• leves: de 70 a 750 euros;
• graves: de 751 a 7.500 euros;
• muy graves: de 7.501 a 225.018 euros.

No obstante, existen materias como determinadas infracciones de Seguridad Social o prevención de riesgos laborales  con reglas y escalas específicas, por lo que estos importes no deben aplicarse automáticamente a cualquier expediente

¿Qué hacer si la Inspección levanta un acta de infracción?

Recibir una visita o requerimiento no significa necesariamente que exista ya una sanción. Si después de las comprobaciones la Inspección aprecia una posible infracción, puede extenderse la correspondiente acta e iniciarse el procedimiento sancionador.

Cuando se notifica un acta de infracción, el presunto responsable dispone, con carácter general, de 15 días hábiles desde el día siguiente a la notificación para formular alegaciones y aportar las pruebas que considere pertinentes.

Por ello, conviene revisar el relato de hechos, la norma que se considera infringida, la calificación propuesta, las pruebas utilizadas y la cuantía de la sanción antes de decidir cómo actuar.

Preguntas frecuentes sobre inspección de trabajo y auditoría laboral en empresas

¿Una denuncia de un trabajador implica automáticamente una sanción?

No. Una denuncia puede dar lugar a actuaciones de comprobación, pero la existencia de una denuncia no significa por sí sola que la empresa haya cometido una infracción.
La Inspección deberá comprobar los hechos y, a partir del resultado de sus actuaciones, determinar si procede realizar un requerimiento, adoptar otra medida inspectora o promover un procedimiento sancionador.

¿Cuándo puede ocurrir una Inspección de Trabajo?

La Ley permite a los inspectores acceder sin previo aviso y en cualquier momento a los centros o lugares sujetos a inspección dentro del ejercicio de sus funciones.
Si el lugar inspeccionado coincide con el domicilio de una persona física, será necesario consentimiento expreso o autorización judicial.

¿Cuándo puede ser útil contar con asesoramiento legal durante una inspección?

Puede resultar especialmente útil cuando existe un requerimiento documental complejo, dudas sobre el alcance de la actuación, un acta de infracción, posibles responsabilidades en materia laboral o de Seguridad Social o un plazo abierto para formular alegaciones.

El asesoramiento permite revisar la documentación, identificar qué hechos están siendo investigados y preparar la respuesta de la empresa dentro de los plazos correspondientes. Puede conocer nuestro equipo de abogados en Valencia que trabaja las distintas áreas jurídicas de Signum.